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Comment bien choisir sa solution de note de frais ?

Logiciel de note de frais

Pour une meilleure gestion des dépenses, l’adoption d’une solution de gestion de note de frais est très importante pour une entreprise. Cette stratégie qui paraît banale aux yeux de certains est un véritable secret de la rigueur financière. Certains critères permettent à une entreprise de choisir la bonne solution de note de frais.

Évaluer ses besoins

Pour identifier la meilleure solution N2F, il faut commencer par définir les différents besoins. Pour que le choix soit plus facile à opérer, il faut prévoir un cahier de charges. Le cahier permet de catégoriser les dépenses à effectuer.

Le cahier doit s’accompagner d’une réelle politique de dépense professionnelle. Il faut identifier clairement les dépenses prioritaires ainsi que le seuil à ne pas franchir. Ces précautions aident l’entreprise à orienter ses choix vers la bonne solution.

Choisir une solution dématérialisée et intelligente

De multiples raisons amènent les entreprises à adopter une solution dématérialisée. Elle permet de réduire le volume de documents à traîner quotidiennement. La solution dématérialisée limite l’intervention humaine qui est source d’erreur.

Le fichier étant en ligne, il peut être exploité ou consulté à tout moment. Le contrôle est plus simple et le seuil fixé a plus de chance d’être respecté. Cette solution limite le risque de saisir plusieurs fois la même dépense.

La solution intelligente, en ce qui la concerne, permet d’économiser les ressources humaines. C’est l’outil idéal pour une entreprise où la main-d’œuvre est très sollicitée. Les employés pourront se concentrer sur des tâches plus importantes.

Cette solution permet aussi de gagner du temps. Avec ce choix, le service économise la moitié du temps alloué à une solution de note de frais matérialisée.

Choisir un logiciel de type SaaS

Les logiciels en mode SaaS répondent parfaitement aux solutions dématérialisées et intelligentes. Ils permettent d’accéder aux fichiers depuis un mobile ou un ordinateur. Les dépenses sont directement gérées sur le net.

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